Je nach Plan hat man bei Microsoft 365 einen Exchangeserver mit gebucht. wie legt man Gruppen an? Welche unterschiedliche Gruppen gibt es? Wozu werden diese benötigt? Wie kann ich einen E-Mail Alias anlegen? Diese Punkte gehen wir im Detail durch.

Dies sind die Unterschiede der Gruppen:

Microsoft 365 Grupe

Diese Gruppe ist eine universelle Gruppe im Microsoft 365 Universum. Diese beinhaltet neben E-Mail, Sicherheitsgruppe ebenfalls die Möglichkeit Kalender und Aufgaben zu verwalten. Diese Gruppe kann in sämtlichen Anwendungen wie Sharepoint, OneDrive usw. benutzt werden

Verteilergruppe

Klassische Gruppe, die als E_Mail Verteiler dient. Benutzer, die Mitglied dieser Gruppe sind, bekommen die E-Mails in ihrem Postfach zugestellt. Mit allen genannten Einschränkungen.

Sicherheitsgruppe

Darüber lassen sich Zugriffsberechtigungen verwalten, z.B. für OneDrive & Sharepoint.

E-Mail aktivierte Sicherheitsgruppe

Kombination aus Sicherheits- und Verteilergruppe.

Tipp: Grundsätzlich sind Microsoft 365 Gruppen zu bevorzugen. Diese sind flexibler und lassen sich universell einsetzen.

Wenn Mitarbeiter ausscheiden und aus Microsoft 365 gelöscht werden sollen, empfiehlt es sich, das Benutzerpostfach in ein freigegebenes Postfach umgewandelt wird. Dieser Prozess wird beim Löschen des Users angeboten. Man legt einen Stellvertreter an, welcher Zugriff auf das Postfach haben soll. Ebenfalls kann eine automatische Antwort eingerichtet werden. Das Postfach wird dann in ein freigegebenes Postfach umgewandelt und der Vertreter erhält Zugriff darauf. Dies wird ebenfalls im Video beschreiben.